E-Mail-Archiv

Wirksames E-Mail-Management

Auf der Basis von nscale 6 und nscale 7 bieten wir Ihnen erfolgreiche und leistungsstarke Lösungen zur Archivierung Ihrer eMails:

  • nscale for Microsoft Exchange
  • nscale for Lotus Notes
  • nscale for Novell Groupwise

Im Folgenden finden Sie eine Beschreibung jeweils aus inhaltlicher und technischer Sicht.

 

nscale for Microsoft Exchange 

"Ihr Postfach hat die maximal zulässige Größe überschritten!"

Mit diesem Problem sehen sich täglich tausende Anwender konfrontiert. Solange man nicht reagiert, liegt die Kommunikation per E-Mail brach. Das hemmt den effektiven Arbeitsablauf.

Mit nscale for Microsoft Exchange kann man diesen Herausforderungen gelassen begegnen, denn es ist die Lösung für das effektive Management der täglichen E-Mail-Kommunikation.

E-Mails und Anhänge werden revisionssicher archiviert, der Anwender wird von der zeitaufwändigen Verwaltung seines Postfachs entlastet und gleichzeitig wird den unternehmerischen und gesetzlichen Anforderungen entsprochen.

IT-Aspekte:

  • Entlastung der Exchange-Speicher und Verlagerung von E-Mails auf günstigere Speichermedien
  • Eliminierung von Größenbeschränkungen bei Postfächern
  • Abschaffung von PST-Files
  • Integration von E-Mail-Daten in andere geschäftsrelevante Akten

Juristische Aspekte:

  • Unterstützung bei der Erfüllung von Aufbewahrungspflichten durch konsequente Speicherung aller E-Mails
  • Unterstützung von GDPdU-Anforderungen

 

 

Technische Details zu nscale for Microsoft Exchange

Mit nscale for Microsoft® Exchange werden E-Mails, Anlagen und Dokumente, die in Postfächern, öffentlichen Ordnern oder PST-Dateien von Exchange Servern gespeichert sind, vollautomatisch archiviert.

nscale for Microsoft Exchange setzt Microsoft Exchange 2000, 2003 oder 2007 voraus. Die Verarbeitung der zu archivierenden E-Mails erfolgt in nscale über Windows Dienste und kann mehrere Exchange Server und Domänen umfassen. Durch die natürliche Integration in das Active Directory, werden existierende Benutzer- und Gruppenstrukturen einfach wiederverwendet.

In der Konfiguration werden die zu überwachenden öffentlichen Ordner und Postfächer des Exchange Servers festgelegt. Regelmäßige Synchronisationen der Gruppenzugehörigkeiten halten das System auch bei Veränderungen im Active Directorys stets aktuell.

In festgelegten Zeitintervallen verarbeitet nscale for Microsoft Exchange die Nachrichten und Dokumente, die in das Archiv übertragen werden sollen. Das können z. B. alle Nachrichten sein, die eine bestimmte Mindestgröße und / oder ein Mindestalter haben.

IT-Aspekte

  • Entlastung der Exchange-Server und Verlagerung von E-Mails auf günstigere Speichermedien
  • Verringerung des Speicherbedarfs durch „Single Instance“-Archivierung
  • Keine Größenbeschränkungen bei Postfächern
  • Vereinfachung und Beschleunigung von Backup- und Reorganisationsabläufen

Die Archivierung von E-Mails und Anlagen erfolgt automatisch für alle konfigurierten Postfächer bzw. Ordner. Zusätzlich ist es möglich, jedem Benutzer automatisch in seinem Postkorb einen Unterordner (zum Beispiel mit dem Namen„Privates Archiv“) einzurichten und nur diesen Unterordner (auch rekursiv) überwachen zu lassen.

Durch die nahtlose Integration in Microsoft Outlook und Microsoft Outlook Web Access ändert sich der gewohnte Umgang mit E-Mails für den Benutzer nicht. Der weiterhin transparente Zugriff auf archivierte E-Mails erfolgt rein Server-basiert, ohne dass eine Client-Installation erforderlich ist.

Mit dem optionalen nscale for Microsoft Exchange Outlook AddIn stehen für den Benutzer weitere Funktionen zur manuellen Archivierung, Versionierung, Wiederherstellung und Löschung von E-Mails bereit. Dabei kann der den Benutzern zu Verfügung gestellte Funktionsumfang administratorseitig auf Gruppenebene eingeschränkt werden.

Mit der Offline-Unterstützung erhalten die Benutzer, auch ohne Verbindung mit dem Firmennetzwerk, Zugriff auf archivierte E-Mails. Die archivierten E-Mails werden dann für eine Reihe festgelegter Ordner automatisiert in einen lokalen Festplattencache synchronisiert. Auch der Offline-Zugriff auf archivierte E-Mails ist dadurch transparent und führt zur Anzeige vollständiger E-Mails inkl. der Anhänge.
Für eine unternehmensweite PST-Archivierung werden die PST-Dateien systematisch erfasst und für die Verarbeitung automatisch zentralisiert. Dazu wird der nscale PST-Gatherer auf die Clients ausgerollt, der die notwendigen Informationen über die zugeordneten PST-Dateien ermittelt und sie in einen zentralen Serverbereich kopiert.
Mit der Threshold-Archivierung wird die Archivierung auf einem Postfach erst dann ausgelöst, wenn ein definierter Füllstand erreicht ist. Das Volumen des Postfachs im Exchange pendelt fortan zwischen einstellbarer oberer und unterer Grenze. Es ist wählbar, ob bei einer Archivierung dann die ältesten oder die größten Objekte betrachtet werden sollen.

 

E-Mail-Archivierung für Lotus Notes

Lotus Notes ist ein unfassendes Nachrichtensystem, das die gesamte unternehmenskritische Kommunikation, wie Angebote, Bestellungen und Rechnungen, bündelt und schnell und gezielt per E-Mail verteilt.

Mit nscale for Lotus Notes werden diese sowie viele weitere sensible E-Mails samt Anhängen revisionssicher und leicht recherchierbar archiviert. nscale for Lotus Notes unterstützt  die Organisation der digitalen Kommunikation und hilft, den unternehmerischen und gesetzlichen Anforderungen mühelos zu entsprechen.

Archivierte E-Mails und Anhänge können auch noch nach Jahren komfortabel gesucht und schnell gefunden werden. Dafür steht optional der nscale Fulltext Service zur Verfügung.

 

Technische Details zu nscale for Lotus Notes

Mit nscale for Lotus Notes werden vollständige E-Mails oder Anlagen im standardmäßig integrierten nscale Server archiviert. Dadurch verringert sich das Speichervolumen für E-Mails, ohne den Zugriff auf die E-Mails zu erschweren oder die Handhabung zu komplizieren.

Das in nscale for Lotus Notes integrierte, leistungsfähige und unternehmensweit skalierbare Storage Resource Management verwaltet alle geschäftsrelevanten Informationen. Es unterstützt alle wichtigen Speichermedien und Speicherstandards von optischen WORM-Medien über Tape bis hin zu neuen Speichertechnologien wie Content Adressed Storage oder UDO.

Zusätzlich wird sichergestellt, dass Informationen ausfallsicher verfügbar bleiben. Gewünschte Informationen können auch bei hohem Transaktionsaufkommen in Sekundenschnelle geliefert werden.

nscale for Lotus Notes zeichnet sich durch schnelle Integration in die bestehende Domino-Infrastruktur aus. Die einfache Architektur, die zentrale Steuerung und die automatische Archivierung machen nscale 6 for Lotus Notes leicht administrier- und wartbar. Eine zusätzliche Erweiterung der Domino-Infrastruktur ist nicht notwendig.

Mit nscale for Lotus Notes werden E-Mails in Lotus Notes oder Anlagen nach einer Dublettenprüfung archiviert. Übrig bleibt lediglich ein Rumpfdokument, das sämtliche Archiv-Dokumenten-IDs, einen Textextrakt des Bodyfeldes sowie sämtliche Meta-Informationen der E-Mail beinhaltet. 
Das Rumpfdokument dient somit als Link zu den archivierten Objekten.

Der Retrieval-Vorgang stellt die komplette E-Mail wieder her, wobei sämtliche Bestandteile und Informationen aus dem Archiv hochgeladen werden. Für den Benutzer geschieht dieser Prozess unbemerkt im Hintergrund.

Daher bleiben die gewohnten Arbeitsabläufe erhalten. Das bedeutet weder einen zeitlichen Aufwand für die Umgewöhnung der Benutzer noch zusätzliche Kosten für Schulungen.

 

Mehr als E-Mail-Archivierung

GroupWise ist mehr als ein simples E-Mail-System. Es ist ein umfassendes Nachrichtensystem, das die gesamte Unternehmenskommunikation bündelt. Umso wichtiger ist eine Lösung zur sicheren Aufbewahrung und Organisation der sensiblen Kommunikationsdaten.

nscale for GroupWise erweitert Novell GroupWise um Funktionen zur revisionssicheren Archivierung von Nachrichten und Anhängen, Terminen, Notizen, Jobs und telefonischen Nachrichten. Downloads

 

Technische Details zu nscale for GroupWise

Mit nscale for GroupWise bietet Ceyoniq ein leistungsfähiges Produkt für die revisionssichere E-Mail-Archivierung unter Novell GroupWise. 
Nachrichten und Anhänge sowie Termine, Notizen, Jobs und telefonische Nachrichten werden über den integrierten nscale Server außerhalb des Novell GroupWise-Datenspeichers archiviert.

nscale for GroupWise kann schnell in die bestehende Novell GroupWise-Struktur integriert werden. Die einfache Architektur und zentrale Steuerung und Administration machen nscale for GroupWise leicht administrier- und wartbar. Eine zusätzliche Erweiterung der Infrastruktur ist nicht notwendig.

Durch die Archivierung werden die betroffenen Daten aus dem Datenspeicher des Novell GroupWise Servers entfernt und in die Speichermedien des zugeordneten nscale Servers überführt. Dadurch wird das Datenvolumen, das im Novell GroupWise Server verwaltet werden muss, erheblich verringert.

Das System ist so ausgelegt, dass es sich in die Systemumgebung und die Novell GroupWise-Anwendung vollkommen integriert. Nachrichten und Anhänge sowie Termine, Notizen, Jobs und telefonische Nachrichten werden regelbasiert serverseitig archiviert. nscale for GroupWise überwacht eine Auswahl der privaten Ordner einer Benutzer-Mailbox. Eine Installation auf der Clientseite ist dabei nicht notwendig. Lediglich bei der Wiederherstellung der archivierten Daten wird clientseitig ein Plugin installiert. Für die integrierte Volltextsuche steht ein eigener Client zur Verfügung.

Abhängig von der Lizenz werden inhaltsgleiche Anlagen nur ein einziges Mal archiviert. Dabei werden Nachrichten mit Anlagen nach Dublettenprüfung (Single Instance-Verfahren) archiviert, ohne diese im GroupWise-System zu verändern. Übrig bleibt ein Rumpf-dokument, das sämtliche Archiv-Dokument-IDs, einen Textextrakt des Bodyfeldes sowie sämtliche Meta-Informationen einer Nachricht beinhaltet. Das Rumpfdokument dient als Link zu den archivierten Anlagen.

Das durchgängige Integrationskonzept von nscale for GroupWise in die vom Anwender eingesetzten Anwendungen ermöglicht einen komfortablen Zugriff auf alle abgelegten Informationen einfach und schnell aus der gewohnten Umgebung heraus. Die bekannte und gewohnte Arbeitsweise muss nicht verändert werden. Die Akzeptanz der Lösung bei den Anwendern ist entsprechend hoch.

Wenn ein Anwender eine archivierte Nachricht öffnet, so kann er über die Links, die der ursprünglichen Nachricht angehängt wurden, auf die archivierten Anlagen zugreifen. Bei diesem Zugriff liefert der nscale Server das betreffende Dokument aus seinem Dokumentenarchiv.